COMMUNICATION FROM THE COMMISSION TO THE COURT OF AUDITORS, THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL - Balance sheets and accounts of the 6th, 7th and 8th European Development Funds for the financial year 2001

Accounting policies and valuation rules

1. Accounting policies

a. Financial Regulations

The balance sheets and revenue and expenditure accounts were drawn up in accordance with the Financial Regulations applicable to the 6th, 7th and 8th EDFs.

The relevant documents must be presented to the European Parliament, the Council and the Court of Auditors as provided for in Article 71 of the Financial Regulation applicable to the 7th EDF and Articles 66, 67 and 68 of the Financial Regulation applicable to the to the 8th EDF.

These Financial Regulations stipulate that the accounts be kept according to the following principles:

Universality

All operations pertaining to each Fund are recorded. Each country has a separate record. There is a single treasury.

Justification

All operations are substantiated by supporting documents.

No set-off policy

There is no set-off between revenue and expenditure.

Calendar year

The accounts are kept by calendar year. All expenditure and revenue is registered according to the value date given on the bank statement. The balances thus established are not adjusted at the year-end.

Double-entry bookkeeping

Each operation is registered to the debit of one or more accounts and to the credit of one or more accounts, so that the total amount registered on the debit side is equal to the total amount registered on the credit side.

b. Unity of currency

The accounts for the various EDFs are kept in euro. Assets denominated in currencies belonging to the euro zone are converted in accordance with the exchange rates fixed by the European Central Bank at 31 December 1998. The other currencies are converted at the rates in force on 31 December 2001.

c. Revenue

Financial contributions are paid either in euro or, where Member States show due reason, in national currencies into special accounts opened with the treasuries of the Member States. The Commission makes transfers from the above accounts to operational accounts held in euro or a Member State's currency to meet the cash requirements of projects and programmes.

In addition, the Member States' contributions for an EDF must be used up before the contributions relating to the following EDF are called in.

d. Expenditure

Expenditure takes into account all payment orders executed by banks up to 31 December 2001. However, in the case of local expenditure in the ACP States and for those payments for which information was not communicated to the Commission's accounting departments before the end of the financial year, payments are based on the information received for the latest period prior to 31 December. The amounts of payments in question not included in the 2001 accounts are not considered to be material.

Expenditure by delegations is not finally entered into the EDF accounts until validated by the authorising officer and the financial controller. Expenditure not yet validated is shown under the heading "expenditure to be regularised" in the balance sheet.

e. Payments on account/Advances

Payments on account (any amount paid on the basis of supporting documents pending final payment) and advances paid within the framework of the implementation of the contracts are included in the expenditure of the year and do not appear under assets in the balance sheet.

However, advances for study awards and advances for technical assistance are regarded as a receivable and consequently appear under assets in the balance sheet.

f. Recording of operations

EDF appropriations are not subject to any time limit. Once granted, they are available until they are used up or reassigned. Consequently, expenditure and revenue are booked at the time of payment or actual receipt.

In addition, the financial statements are drawn up on the basis of the balances as at 31 December of each year without recourse to year-end adjustment.

The obligation under the rules to present a balance sheet of the EDF's assets and liabilities means that the entitlements due from the Member States (mainly contributions for which payment has been deferred or interest on late payment) must be entered in the accounts. These headings are contained in the balance sheets for the various EDFs.

g. Single treasury

For reasons of efficiency, there is a single treasury for all the EDFs being implemented; this leads to operations between the various EDFs, which are balanced out in the liaison accounts between the various balance sheets.

2. Valuation rules

a. Revenue

Member States' contributions are paid in euros. However, contributions paid in national currencies by the Member States which do not belong to the euro zone are converted at the rates applying on the date of payment or, if this is a public holiday, at the rate applying on the preceding working day.

Other revenue is booked at the rates applying on the date of receipt.

b. Expenditure

The rates used for the conversion into euros of payments made in local currencies for projects and programmes are those in force on the actual date of such payments. Certain contracts involve fixed exchange rates; this constitutes an exception to the general rule.

c. Bank transfers

Transfers from accounts held in euros to operational accounts held in local currencies are made at the rate of exchange in force on the date of such transfers.

d. Assigned funds

Assigned funds are converted into euros at the rate in force at the time of booking and are entered in the accounts at their historical value.

e. Cash at bank

The rates used for converting cash at bank in national currencies into euros at 1 December 2001 are as follows:

1 euro = BFR : 40.33990

DKR : 7.4365

DM : 1.95583

DRA : 340.75

ESC : 200.482000

FF : 6.559570

FMK : 5.945730

HFL : 2.203710

IRL : 0.7875640

LFR : 40.33990

LIT : 1936.270000

OS : 13.760300

PTA : 166.386000

SKR : 9.3012

UKL : 0.6085

HTG : 24,106

ANNEXES

I. Bilan

1. Bilan consolidé des 6ème, 7ème et 8ème FED

2. 6ème FED

3. 7ème FED

4. 8ème FED

5. Etat des créances et TVA à recouvrer 6ème, 7ème et 8ème FED

6. recettes des 6ème, 7ème et 8ème FED

7. Recettes STABEX - année 2001

8. Annexes

9. Notes explicatives

9.1. Bilan

A) Titres

B) Dépôts

C) Les comptes sécurité STABEX

9.2. Recettes et paiements

9.3. Tableaux des flux de trésorerie

9.4. Etat des créances et de la TVA à recouvrer

II. Comptes de gestion - Evolution des dotations

1 Comptes consolidés au 31.12.2001

2. SITUATION BY COUNTRY AND BY INSTRUMENT

2.1 6th EDF

2.2 7th EDF

2.3 8th EDF

2.4 7th and 8th EDF

3 Autres informations de gestion

3.1 Situation des engagements « dormants »

3.2 Unfinalized paying agents' cashflows

3.3 Advances for study awards and technical assistance contracts at 31.12.2001

3.4 Advances on contracts as at 31.12.2001

I. Bilan

1. Bilan consolidé des 6ème, 7ème et 8ème FED

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2. 6ème FED

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3. 7ème FED

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4. 8ème FED

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5. Etat des créances et TVA à recouvrer 6ème, 7ème et 8ème FED

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6. recettes des 6ème, 7ème et 8ème FED

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7. Recettes STABEX - année 2001

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8. Annexes

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9. Notes explicatives

Introduction

Les états financiers de l'année 2001 intègrent certaines des recommandations formulées par un consultant extérieur en vue d'améliorer la qualité des informations financières du FED. Parmi celles-ci figurent un bilan consolidé des FED en activité ainsi que des tableaux de flux de trésorerie. Dans le but de se conformer aux principes comptables reconnus au niveau international l'enregistrement des opérations de l'exercice s'est fait selon les principes d'économie, d'efficience, d'efficacité, de permanence de méthode et de prudence.

9.1. Bilan

Bilan consolidé

Les états financiers de l'année 2001 font apparaître un bilan consolidé représentant la somme des bilans des 6ème, 7ème et 8ème FED après annulation des comptes de liaison qui enregistrent les opérations réciproques entre les différents FED. Ce bilan donne un aperçu global de la situation des trois FED en cours d'activité pour les années 2000 et 2001.

Le détail des rubriques qui constituent le bilan consolidé correspond aux soldes figurant dans les bilans des 6ème, 7ème et 8ème FED.

Bilans des 6ème,7ème et 8ème FED

Actif

L'ensemble des ressources encore disponibles pour des paiements (le capital net du fonds) figure à l'actif du bilan.

3.1.1 Les valeurs à long terme sont constituées par les contributions restant à verser au FED par les Etats membres.

3.1.2 La contribution spéciale BEI prévue par la décision du Conseil n° 87/592/CEE du 14 décembre 1987 a été utilisée pour le financement du programme spécial en faveur des pays fortement endettés.

3.1.3 Ces postes correspondent aux montants restant dus par les Etats membres au titre du capital ou des intérêts sur le compte STABEX. (cf. tableau recettes STABEX joint).

3.1.4 Le montant enregistré correspond aux intérêts de retard dus par les Etats membres, conformément aux Règlements financiers, pour le versement tardif des contributions FED. Le détail de ce poste est ventilé par Etat membre (cf tableau en annexe joint).

3.1.5 Ce montant représente les avances versées en vue de financer l'attribution de bourses d'études ainsi que les organismes tels que GTZ, AGRER et AEC.

La décomposition du montant figurant au bilan est la suivante (en milliers d'Euros) :

Bourses : 2.612,91 EUR

AEC : 748,84 EUR

AGRER : 821,51 EUR

GTZ : 15.443,85 EUR

Régularisations : 33,52 EUR

Total : 19.660,63 EUR

Comptes trésor

Il s'agit des montants figurant sur les comptes des banques centrales des différents Etats membres qui reçoivent les contributions du FED.

Payeurs délégués

Il s'agit des avoirs figurant auprès des banques situées dans les pays ACP utilisés pour effectuer des paiements locaux.

Ces comptes sont généralement libellés en Euros ou pour certains d'entre eux dans la monnaie d'un Etat membre de la Communauté.

Payeurs délégués européens

Ensemble des comptes ouverts auprès de banques commerciales établies dans les Etats membres; les avoirs sont libellés en Euros. Ils sont utilisés pour des paiements à des bénéficiaires situés sur le territoire de l' Union; les paiements se font généralement en Euros ou éventuellement dans les autres monnaies européennes. Enfin ces comptes bancaires sont utilisés pour l'approvisionnement des comptes bancaires ouverts dans les différents pays ACP.

Compte STABEX

L'ensemble des opérations liées au système STABEX est enregistré sur ce compte.

Le total des paiements réalisés durant l'exercice 2001 s'élève à 353.22 millions EUR

Les fonds STABEX, à la date de clôture, se composent des éléments suivants :

A) Titres

Les valeurs détenues au 31 décembre 2001. ont été acquise en cours d'année par la banquegestionnaire: Banco Bilbao Vizcaya Argentaria S.A. ( B.B.V.A.) (les chiffres qui suivent sont exprimés en milliers d'Euros).

Le montant figurant au bilan représente la valeur d'acquisition du portefeuille

Soit: 219.750,00

La valeur sur le marché de ce portefeuille en date du 31 décembre 2001 peut être estimée à : 242.974,63

Le détail des titres constituant le portefeuille au 31 décembre 2001 figure en annexe.

B) Dépôts

Les dépôts à vue et à court terme ( capital) s'élèvent à : 455,95

Soit un total de : 220.205,95

Les intérêts acquis s'élèvent à 370,19; ils ont été crédités le 01.01.2002, par conséquent ils seront comptabilisés sur l'exercice 2002.

C) Les comptes sécurité STABEX

Il a été décidé durant l'année 2001, dans un souci de transparence et de bonne gestion financière, et pour assurer la sécurité des montants dus aux pays ACP dans l'attente de leur utilisation, d'ouvrir un compte au nom de la Commission auprès de la B.B.V.A. composé de sous comptes libellés au nom de chaque Etat bénéficiaire. Ceux-ci reçoivent les contributions versées au titre du STABEX qui ne peuvent être utilisées qu'après acceptation par la Commission d'une demande motivée.

Le détail des comptes ouverts au nom des différents Etats bénéficiaires figure dans un tableau en annexe. Le montant total inscrit au bilan (8ème FED) s'élève à 350.854,84 (dont 5.819,91 en intérêts).

Les intérêts acquis au 31 décembre 2001 représentent 6.755,81. Ce montant a été enregistré avec une date de valeur fixée au 1er janvier 2002 par conséquent sa comptabilisation interviendra dans les comptes de l'année 2002.

Passif

Les différentes rubriques inscrites au bilan ne comprennent que les montants cumulés.

Les variations annuelles du capital et des dépenses figurent dans l'état des recettes et des dépenses de l'exercice.

3.1.6. Ce poste correspond aux dotations provenant d'autres fonds; celles-ci augmentent la dotation du fonds qui les reçoit et diminue celle du fonds d'origine.

3.1.7. Reconstitution ressources STABEX

Ce poste comprend, d'une part, les contributions directes des pays ACP (reconstitution des ressources) et, d'autre part, les montants correspondants à la réduction des droits de transferts à la demande des pays ACP. La décision du Conseil ACP-FED du 19 novembre 1991 a supprimé l'obligation de reconstituer les ressources STABEX. Les montants comptabilisés pendant l'exercice 2001 correspondent à des ressources comptables.

3.1.8. Les intérêts produits par les comptes payeurs délégués en Europe peuvent servir à financer des projets, conformément à l'article 9 de l'Accord Interne.

Ce poste correspond au montant des intérêts sur fonds déposés engagés pour financer des projets. L'utilisation de ces intérêts constitue une augmentation effective de la dotation globale du Fonds.

3.1.9. Les montants correspondent à des transferts vers les autres FED.

3.1.10 Correspond à la différence entre les recettes enregistrées respectivement sur les 7ème et 8ème FED (au titre du STABEX) et les dépenses de ces FED au cours de l'exercice 2001.

3.1.11 Ce montant représente les dépenses déjà imputées sur les comptes des projets concernés (à l'exclusion des créances à recouvrer).

3.1.12 Les paiements à régulariser comprennent toutes les dépenses en attente d'une imputation définitive sur les comptes d'un projet déterminé.

Ces montants concernent des dépenses pouvant être imputées aussi bien sur les 6ème, 7ème ou 8ème FED. Compte tenu de la situation qui a prévalu au cours de l'année 2001, la majorité de ces dépenses est imputée au 7ème FED. Du fait de l'unicité de trésorerie, la totalité des dépenses est enregistrée, à ce stade, au 6ème FED.

Ce poste couvre essentiellement des paiements locaux effectués en décembre et en cours de comptabilisation selon la procédure normale ( ordonnateur - contrôleur financier - comptable). La majorité des mouvements répertoriés sous ce poste correspondent donc à des dépenses déjà effectuées qui, en conséquence, entraînent une réduction effective du capital disponible.

3.1.13 Les recettes à régulariser à fin 2001 feront l'objet d'une imputation en 2002.

3.1.14 Correspond aux créances à recevoir sur des projets financés au titre des 6ème, 7ème et 8ème FED ainsi que de la TVA à récupérer. (cf tableau des créances et de la TVA à recouvrer)

3.1.15 Correspond aux montants versés par les Etats membres en vue d'apurer les intérêts dus suite aux retards enregistrés pour le paiement des contributions STABEX.

3.1.16. Représente les avoirs détenus par les Etats bénéficiaires des fonds STABEX (capital et intérêts).

9.2. Recettes et paiements

Le tableau indique les montants cumulés de toutes les recettes et paiements concernant les différents FED.

Les recettes sont ventilées par poste. Chaque poste regroupe les recettes provenant de la même origine.

Les paiements sont ventilés selon les instruments prévus par le protocole financier joint à la convention de Lomé. Dans certains cas, les instruments principaux font l'objet d'une division en sous-postes.

Ce tableau comporte trois colonnes. La première indique le solde de chaque poste en fin d'exercice. La deuxième indique les variations annuelles et la dernière indique le solde du même poste tel qu'il apparaît dans les livres à la clôture de l'exercice.

Sachant que le tableau indique la totalité des recettes et paiements, le solde correspond à la trésorerie du fonds. La trésorerie effective tient compte de tous les autres actifs, à l'exception des dettes des Etats membres ( les contributions restant à payer et des intérêts de retard).

3.2.1 Somme des contributions versées au FED par les Etats membres au 31 décembre 2001.

3.2.2 Ce montant correspond aux intérêts obtenus par le placement des sommes disponibles sur les contributions FED.

3.2.3 Les règles de fonctionnement du STABEX prévoient que les intérêts produits sont automatiquement ajoutés à la Réserve Générale suivant la décision 1/2000 du Conseil du 27/7/2000 concernant les mesures transitoires et peuvent être utilisés au même titre que la dotation initiale.

Les intérêts utilisés STABEX correspondent aux montants des intérêts déjà utilisés pour financer des projets.

3.2.4 Représente les dépenses du fonds ventilées entre les différents postes de dépenses.

3.2.5 Les frais administratifs sont ventilés de la manière suivante :

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9.3. Tableaux des flux de trésorerie

Introduction

Le bilan et le tableau des recettes et des paiements ne fournissent pas d'informations concernant l'origine des fonds mis à la disposition du FED pendant l'année et leur affectation. Conformément aux recommandations formulées en vue d'améliorer la nature des informations financières il a été décidé cette année de publier un tableau montrant les flux de trésorerie intervenus au cours de l'année 2001. Le tableau qui présente l'état des flux reprend pour l'essentiel les informations qui figuraient dans les tableaux de ressources et d'emplois des fonds les années passées.

Ce tableau détaille les divers mouvements de fonds enregistrés au cours de la période considérée. L'expression "mouvement de fonds" désigne toute utilisation et toute source de fonds. Pour une période considérée, les flux de trésorerie doivent s'équilibrer. En effet, tout emploi de fonds doit préalablement être financé.

Le détail des flux de trésorerie est établi à partir du bilan et du tableau des recettes et dépenses de la période considérée. Les mouvements de fonds correspondent aux variations des postes figurant dans ces deux documents. A cette fin, les augmentations de l'actif et les réductions du passif correspondent à des emplois de fonds alors que les réductions de l'actif et les augmentations du passif représentent des sources de fonds.

Il n'est pas tenu compte des variations des soldes bancaires; la différence entre les sources et les emplois se reflète dans la variation des avoirs disponibles.

Sources

3.3.1 Les réductions de ces postes sont compensées par une augmentation des dépenses finalisées sur les projets. Elles fonctionnent donc comme des sources de fonds.

3.4.1 Les contributions versées correspondent aux espèces déposées par les Etats membres en cours d'exercice sur les "comptes trésor".

Emplois

4.3.1 Les dépenses de l'année correspondent à des emplois de fonds financés par une sortie de trésorerie ou une réduction du poste "dépenses à régulariser".

4.3.2 Les transferts de ressources non utilisées dans le cadre des autres FED augmentent la dotation globale du fonds qui les reçoit et diminuent celles du fonds d'origine.

9.4. Etat des créances et de la TVA à recouvrer

Les montants à recouvrer ne sont enregistrés définitivement sur les projets qu'après encaissement. Leur comptabilisation implique une diminution des dépenses mais pas une augmentation des ressources.

La réalisation du tableau de créances à recouvrer est prévue par les dispositions d'application du Règlement financier du 8èmè FED. Dans un but de simplification et de transparence il a été choisi de faire figurer dans ce tableau l'ensemble des créances à recevoir à la date du 31 décembre 2001 quel que soit le FED concerné.

Les créances détenues peuvent être classées en trois catégories :

A) Les créances et la TVA à recouvrer

Il s'agit des paiements déjà réalisés pour lesquels une récupération, totale ou partielle, doit intervenir dans le cadre du prochain exercice.

Ce poste comprend également la TVA qui doit être reversée aux différents FED.

B) STABEX

Ce montant correspond aux montants dus par les Etats membres ( en capital et en intérêts), du fait de la possibilité prévue par le Règlement financier du 8ème FED, de différer le versement de leurs contributions.

C) Intérêts sur contributions FED

Représente les intérêts dus par les Etats membres du fait des retards enregistrés dans le versement de leurs contributions.

II. Comptes de gestion - Evolution des dotations

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1 Comptes consolidés au 31.12.2001

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2. SITUATION BY COUNTRY AND BY INSTRUMENT

2.1 6th EDF

Notes to the management accounts:

(a) In tables 1 to 8, the figure "0.0" indicates that the corresponding amount is between EUR -4.999 and EUR 4.999. Where no figure is given, the amount is equal to zero. Countries with a nil balance in all columns are not listed in the tables.

(b) In all tables the heading "All countries ACP" refers to projects which cover a number of countries but are not financed by regional cooperation.

(c) In all tables the heading "Financial and administrative expenses" represents projects financed by EDF interest which have been transferred to a financial instrument (grants, Structural Adjustment Facility) with the exception of one amount of EUR 1 million financed from the "grants" appropriation and used for posting bank charges and exchange rate differences.

(d) In the first column of tables 1 and 2, the allocation for "Regional co-operation" (EUR 909.87 million) corresponds to the Commission's regional co-operation target for ACP states only (EUR 912.23 million) min us the amount transferred during the years 2000 and 2001 to the general reserve according the transitional measures ((i.e. EUR 1 million and EUR 1.36 million).

2.2 7th EDF

Notes to the management accounts:

(a) In tables 1 to 8, the figure "0.0" indicates that the corresponding amount is between EUR -4.999 and EUR 4.999. Where no figure is given, the amount is equal to zero. Countries with a nil balance in all columns are not listed in the tables.

(b) In all tables the heading "All countries ACP" refers to projects which cover a number of countries but are not financed by regional cooperation.

(c) In all tables the heading "Financial and administrative expenses" represents projects financed by EDF interest which have been transferred to a financial instrument (grants, Structural Adjustment Facility).

(d) In the first column of tables 1 and 2, the allocation for "Regional Co-operation" (EUR 1,192.2 million) is composed as follows:

Commission's regional co-operation target (ACP states only) 1,125

Target overrun 67.9

Transfers from unallocated resources in order to finance the programme of assistance to ACP countries for integration within the WTO 10

Amount transferred during the year 2000 to the general reserve according the transitional measures (8.5)

Amount transferred during the year 2001 to the general reserve according the transitional measures (2.2) Total as at 31.12.2001 1,192.2

2.3 8th EDF

Notes to the management accounts:

(a) In tables 1 to 8, the figure "0.0" indicates that the corresponding amount is between EUR -4.999 and EUR 4.999. Where no figure is given, the amount is equal to zero. Countries with a nil balance in all columns are not listed in the tables.

(b) In all tables the heading "All countries ACP" refers to projects which cover a number of countries but are not financed by regional co-operation.

(c) In all tables the heading "Financial and administrative expenses" represents projects financed by EDF interest which have been transferred to a financial instrument (grants, Structural Adjustment Facility)

(d) In the third column of tables 1 and 2, the allocation for "Regional Cooperation" (EUR 1,718.7 million) is is composed as follows:

Commission's regional co-operation target (ACP states only) 1,300

Council decision 3/2000 in order to ensure the continuity of several activities waiting the entry in force of 9th EDF 306

Council decision 10/2001 dated 20/12/2001 on the use of unallocated Resources from the 8th EDF 180.7

Amount transferred during the year 2000 to the general reserve according the transitional measures (68)

Total as at 31.12.2001 1,718.7

2.4 7th and 8th EDF

The total amount of cumulated and annual payments includes an amount of EUR 353.22 millions which corresponds to Stabex payments made in 2001 on the basis of Transfer Agreements. At the end of 2001, the remaining funds on the security accounts Stabex amount to EUR 350.85 millions.

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3 Autres informations de gestion

3.1 Situation des engagements « dormants »

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3.2 Unfinalized paying agents' cashflows

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3.3 Advances for study awards and technical assistance contracts at 31.12.2001

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