Communication from the Commission to the Court of Auditors, the European Parliament and the Council - Balance sheets and accounts of the 6th, 7th and 8th European Development Funds for the financial year 2000 /* COM/2001/0233 final */

COMMUNICATION FROM THE COMMISSION TO THE COURT OF AUDITORS, THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL Balance sheets and accounts of the 6th, 7th and 8th European Development Funds for the financial year 2000

Accounting policies and valuation rules

1. Accounting policies

a. Financial Regulations

The balance sheets and revenue and expenditure accounts were drawn up in accordance with the Financial Regulations applicable to the 6th, 7th and 8th EDFs.

The relevant documents must be presented to the European Parliament, the Council and the Court of Auditors as provided for in Article 71 of the Financial Regulation applicable to the 7th EDF and Articles 66, 67 and 68 of the Financial Regulation applicable to the to the 8th EDF.

These Financial Regulations stipulate that the accounts be kept according to the following principles:

Universality

All operations pertaining to each Fund are recorded. Each country has a separate record. There is a single treasury.

Justification

All operations are substantiated by supporting documents.

No set-off policy

There is no set-off between revenue and expenditure.

Calendar year

The accounts are kept by calendar year. All expenditure and revenue is registered according to the value date given on the bank statement. The balances thus established are not adjusted at the year-end.

Double-entry bookkeeping

Each operation is registered to the debit of one or more accounts and to the credit of one or more accounts, so that the total amount registered on the debit side is equal to the total amount registered on the credit side.

b. Unity of currency

The accounts for the various EDFs are kept in euro. Assets denominated in currencies belonging to the euro zone are converted in accordance with the exchange rates fixed by the European Central Bank at 31 December 1998. The other currencies are converted at the rates in force on 31 December 2000.

c. Revenue

Financial contributions are paid either in euro or, where Member States show due reason, in national currencies into special accounts opened with the treasuries of the Member States. The Commission makes transfers from the above accounts to operational accounts held in euro or a Member State's currency to meet the cash requirements of projects and programmes.

In addition, the Member States' contributions for an EDF must be used up before the contributions relating to the following EDF are called in.

d. Expenditure

Expenditure takes into account all payment orders executed by banks up to 31 December 2000. However, in the case of local expenditure in the ACP States and for those payments for which information was not communicated to the Commission's accounting departments before the end of the financial year, payments are based on the information received for the latest period prior to 31 December. The amounts of payments in question not included in the 2000 accounts are not considered to be material.

Expenditure by delegations is not finally entered into the EDF accounts until validated by the authorising officer and the financial controller. Expenditure not yet validated is shown under the heading "expenditure to be regularised" in the balance sheet.

e. Payments on account/Advances

Payments on account (any amount paid on the basis of supporting documents pending final payment) and advances paid within the framework of the implementation of the contracts are included in the expenditure of the year and do not appear under assets in the balance sheet.

However, advances for study awards and advances for technical assistance are regarded as a receivable and consequently appear under assets in the balance sheet.

f. Recording of operations

EDF appropriations are not subject to any time limit. Once granted, they are available until they are used up or reassigned. Consequently, expenditure and revenue are booked at the time of payment or actual receipt.

In addition, the financial statements are drawn up on the basis of the balances as at 31 December of each year without recourse to year-end adjustment.

The obligation under the rules to present a balance sheet of the EDF's assets and liabilities means that the entitlements due from the Member States (mainly contributions for which payment has been deferred or interest on late payment) must be entered in the accounts. These headings are contained in the balance sheets for the various EDFs.

g. Single treasury

For reasons of efficiency, there is a single treasury for all the EDFs being implemented; this leads to operations between the various EDFs, which are balanced out in the liaison accounts between the various balance sheets.

2. Valuation rules

a. Revenue

Member States' contributions are paid in euros. However, contributions paid in national currencies by the Member States which do not belong to the euro zone are converted at the rates applying on the date of payment or, if this is a public holiday, at the rate applying on the preceding working day.

Other revenue is booked at the rates applying on the date of receipt.

b. Expenditure

The rates used for the conversion into euros of payments made in local currencies for projects and programmes are those in force on the actual date of such payments. Certain contracts involve fixed exchange rates; this constitutes an exception to the general rule.

c. Bank transfers

Transfers from accounts held in euros to operational accounts held in local currencies are made at the rate of exchange in force on the date of such transfers.

d. Assigned funds

Assigned funds are converted into euros at the rate in force at the time of booking and are entered in the accounts at their historical value.

e. Cash at bank

The rates used for converting cash at bank in national currencies into euros at 1 December 2000 are as follows:

1 euro = BFR : 40.33990

DKR : 7.4631

DM : 1.95583

DRA : 340.75

ESC : 200.482000

FF : 6.559570

FMK : 5.945730

HFL : 2.203710

IRL : 0.7875640

LFR : 40.33990

LIT : 1936.270000

OS : 13.760300

PTA : 166.386000

SKR : 8.1383

UKL : 0.6241

HTG : 1.953300

ANNEXES

1. 6eme FED

3. 7eme FED

4. 8eme FED

5. Etat des créances et TVA à recouvrer 6è, 7è et 8e FED

6. recettes des 6ème, 7ème et 8ème FED

7. Recettes STABEX - année 2000

8. Annexes

9. Notes explicatives

9.1. Bilan

9.2. Recettes et paiements

9.3. Etats des sources et emplois de fonds

9.4. Etat des créances et de la TVA à recouvrer.

10. SITUATION BY COUNTRY AND BY INSTRUMENT

10.1. 6th EDF

10.2. 7th EDF

10.3. 8th EDF

3. 6eme FED

>TABLE POSITION>

4. 7eme FED

>TABLE POSITION>

5. 8eme FED

>TABLE POSITION>

6. Etat des créances et TVA à recouvrer 6è, 7è et 8e FED

>TABLE POSITION>

7. recettes des 6ème, 7ème et 8ème FED

>TABLE POSITION>

8. Recettes STABEX - annee 2000

>TABLE POSITION>

9. Annexes

>TABLE POSITION>

10. Notes explicatives

10.1. Bilan

Actif

L'ensemble des ressources encore disponibles pour des paiements (le capital net du Fonds) figure à l'actif du bilan.

3.1.1 Les valeurs à long terme sont constituées par les contributions restant à verser au FED par les Etats membres.

3.1.2 La contribution spéciale BEI prévue par la décision du Conseil n° 87/592/CEE du 14 décembre 1987 a été utilisée pour le financement du programme spécial en faveur des pays fortement endettés.

3.1.3 Ces postes correspondent aux montants restant dus par les Etats membres au titre du capital ou des intérêts sur le compte STABEX. (cf tableau recettes STABEX joint).

3.1.4 Le montant enregistré correspond aux intérêts de retard dus par les Etats membres, conformément aux Règlements financiers, pour le versement tardif des contributions FED. Le détail de ce poste est ventilé par Etat membre.

(cf tableau en annexe joint).

3.1.5 Ce montant représente les avances versées en vue de financer l'attribution de bourses d'études ainsi que les organismes tels que GTZ, AGRER et AEC.

La décomposition du montant figurant au bilan est la suivante: (en milliers d'Euros)

Bourses: 3 630,58

AEC : 1 794,11

AGRER: 1 429,17

GTZ : 15 272,09

Régularisations 33,52

Total: 22 159,47 EUR.

Comptes trésor

Il s'agit des montants figurant sur les comptes des banques centrales des différents Etats membres qui reçoivent les contributions du FED.

Payeurs délégués

Il s'agit des avoirs figurant auprès des banques situées dans les pays ACP utilisés pour effectuer des paiements locaux.

Ces comptes sont généralement libellés en Euros ou pour certains d'entre eux dans la monnaie d'un Etat membre de la Communauté.

Payeurs délégués européens

Ensemble des comptes ouverts auprès de banques commerciales établies dans les Etats membres; les avoirs sont libellés en Euros. Ils sont utilisés pour des paiements à des bénéficiaires situés sur le territoire de l'Union; les paiements se font généralement en Euros ou éventuellement dans les monnaies européennes. Enfin ces comptes bancaires sont utilisés pour l'approvisionnement des comptes bancaires ouverts dans les différents pays ACP.

Compte STABEX

L'ensemble des opérations liées au système STABEX est enregistré sur ce compte. Les fonds disponibles, à la date de clôture, se composent des éléments suivants:

A) Titres

Les valeurs détenues au 31 décembre 2000. ont été acquise en cours d'année par la banque gestionnaire: Banco Bilbao Vizcaya Argentaria S.A.

(les chiffres qui suivent sont exprimés en milliers d'Euros)

Le montant figurant au bilan représente la valeur d'acquisition du portefeuille

Soit: 560 818.07

La valeur sur le marché de ce portefeuille en date du 31 décembre 2000 peut être estimée à:

569 905.61

Le détail des titres constituant le portefeuille au 31 décembre 1999 figure en annexe.

B) Dépôts

Les dépôts à vue et à court terme ( capital) s'élèvent à: 87 162.10

Soit un total de : 647 980.17

Les intérêts acquis s'élèvent à 249,37 ; ils ont été crédités sur le compte le 01.01.2001 ils sont donc comptabilisés sur l'exercice 2001.

Passif

Les différentes rubriques inscrites au bilan ne comprennent que les montants cumulés. Les variations annuelles du capital et des dépenses figurent dans l'état des recettes et des dépenses de l'exercice.

3.1.6. Ce poste correspond aux dotations provenant d'autres fonds; celles-ci augmentent la dotation du fonds qui les reçoit et diminue celle du fonds d'origine.

3.1.7. Reconstitution ressources STABEX

Ce poste comprend, d'une part, les contributions directes des pays ACP (reconstitution des ressources) et, d'autre part, les montants correspondants à la réduction des droits de transferts à la demande des pays ACP. La décision du Conseil ACP-FED du 19 novembre 1991 a supprimé l'obligation de reconstituer les ressources STABEX. Les montants comptabilisés pendant l'exercice 2000 correspondent à des ressources comptables.

3.1.8. Les intérêts produits par les comptes payeurs délégués en Europe peuvent servir à financer des projets, conformément à l'article 9 de l'Accord Interne.

Ce poste correspond au montant des intérêts sur fonds déposés engagés pour financer des projets. L'utilisation de ces intérêts constitue une augmentation effective de la dotation globale du Fonds.

3.1.9. Les montants correspondent à des transferts vers les autres FED.

3.1.10 Correspond à la différence entre les recettes enregistrées respectivement sur les 7ème et 8ème FED (au titre du STABEX) et les dépenses de ces FED au cours de l'exercice 2000.

3.1.11 Ce montant représente les dépenses déjà imputées sur les comptes des projets concernés (à l'exclusion des créances à recouvrer).

3.1.12 Les paiements à régulariser comprennent toutes les dépenses en attente d'une imputation définitive sur les comptes d'un projet déterminé.

Ces montants concernent des dépenses pouvant être imputées aussi bien sur les 6ème, 7ème ou 8ème FED. Compte tenu de la situation qui a prévalu au cours de l'année 2000, la majorité de ces dépenses est imputée au 7ème FED. Du fait de l'unicité de trésorerie, la totalité des dépenses est enregistrée, à ce stade, au 6ème FED.

Ce poste couvre essentiellement des paiements locaux effectués en décembre et en cours de comptabilisation selon la procédure normale (ordonnateur - contrôleur financier - comptable). La majorité des mouvements répertoriés sous ce poste correspondent donc à des dépenses déjà effectuées qui, en conséquence, entraînent une réduction effective du capital disponible.

3.1.13 Les recettes à régulariser à fin 2000 feront l'objet d'une imputation en 2001.

3.1.14 Correspond aux créances à recevoir sur des projets financés au titre des 6ème, 7ème et 8ème FED ainsi que de la TVA à récupérer. (cf tableau des créances et de la TVA à recouvrer).

3.1.15 Correspond aux montants versés par les Etats membres en vue d'apurer les intérêts dus suite aux retards enregistrés pour le paiement des contributions STABEX.

10.2. Recettes et paiements

Introduction

Le tableau indique les montants cumulés de toutes les recettes et paiements concernant les différents FED.

Les recettes sont ventilées par poste. Chaque poste regroupe les recettes provenant de la même origine.

Les paiements sont ventilés selon les instruments prévus par le protocole financier joint à la convention de Lomé. Dans certains cas, les instruments principaux font l'objet d'une division en sous-postes.

Ce tableau comporte trois colonnes. La première indique le solde de chaque poste en fin d'exercice. La deuxième indique les variations annuelles et la dernière indique le solde du même poste tel qu'il apparaît dans les livres à la clôture de l'exercice.

Sachant que le tableau indique la totalité des recettes et paiements, le solde correspond à la trésorerie du fonds. La trésorerie effective tient compte de tous les autres actifs, à l'exception des dettes des Etats membres (les contributions restant à payer et des intérêts de retard).

3.2.1 Somme des contributions versées au FED par les Etats membres au 31 décembre 2000.

3.2.2 Ce montant correspond aux intérêts obtenus par le placement des sommes disponibles sur les contributions FED.

3.2.3 Les règles de fonctionnement du STABEX prévoient que les intérêts produits sont automatiquement ajoutés aux ressources STABEX et peuvent être utilisés au même titre que la dotation initiale.

Les intérêts utilisés STABEX correspondent aux montants des intérêts déjà utilisés pour financer des projets STABEX.

3.2.4 Représente les dépenses du fonds ventilées entre les différents postes de dépenses.

3.2.5 Les frais administratifs sont ventilés de la manière suivante:

>TABLE POSITION>

10.3. Etats des sources et emplois de fonds

Introduction

Le bilan et le tableau des recettes et des paiements ne fournissent pas d'informations concernant l'origine des fonds mis à la disposition du FED pendant l'année et leur affectation. Le tableau qui présente l'état des sources et d'emploi des fonds fournit ces renseignements.

Ce tableau détaille les divers mouvements de fonds enregistrés au cours de la période considérée. L'expression " mouvement de fonds " désigne toute utilisation et toute source de fonds. Pour une période considérée, les sources et les emplois doivent s'équilibrer. En effet, tout emploi de fonds doit préalablement être financé.

L'état des sources et emplois est établi à partir du bilan et du tableau des recettes et dépenses de la période considérée. Les mouvements de fonds correspondent aux variations des postes figurant dans ces deux documents. A cette fin, les augmentations de l'actif et les réductions du passif correspondent à des emplois de fonds alors que les réductions de l'actif et les augmentations du passif représentent des sources de fonds.

Il n'est pas tenu compte des variations des soldes bancaires; la différence entre les sources et les emplois se reflète dans la variation des avoirs disponibles.

Sources

3.3.1 Les réductions de ces postes sont compensées par une augmentation des dépenses finalisées sur les projets. Elles fonctionnent donc comme des sources de fonds.

3.4.1 Les contributions versées correspondent aux espèces déposées par les Etats membres en cours d'exercice sur les "comptes trésor".

Emplois

4.3.1 Les dépenses de l'année correspondent à des emplois de fonds financés par une sortie de trésorerie ou une réduction du poste "dépenses à régulariser".

4.3.2 Les transferts de ressources non utilisées dans le cadre des autres FED augmentent la dotation globale du fonds qui les reçoit et diminuent celles du fonds d'origine.

10.4. Etat des créances et de la TVA à recouvrer.

Les montants à recouvrer ne sont enregistrés définitivement sur les projets qu'après encaissement. Leur comptabilisation implique une diminution des dépenses mais pas une augmentation des ressources.

La réalisation du tableau de créances à recouvrer est prévue par les dispositions d'application du Règlement financier du 8èmè FED. Dans un but de simplification et de transparence il a été choisi de faire figurer dans ce tableau l'ensemble des créances à recevoir à la date du 31 décembre 2000 quel que soit le FED concerné.

Les créances détenues peuvent être classées en trois catégories:

A) Les créances et la TVA à recouvrer

Il s'agit des paiements déjà réalisés pour lesquels une récupération, totale ou partielle, doit intervenir dans le cadre du prochain exercice.

Ce poste comprend également la TVA qui doit être reversée aux différents FED.

B) STABEX

Ce montant correspond aux montants dus par les Etats membres (en capital et en intérêts), du fait de la possibilité prévue par le Règlement financier du 8ème FED, de différer le versement de leurs contributions.

C) Intérêts sur contributions FED

Représente les intérêts dus par les Etats membres du fait des retards enregistrés dans le versement de leurs contributions.

II. COMPTES DE GESTION

EVOLUTION DES DOTATIONS

>TABLE POSITION>

SITUATION OF APPROPRIATIONS (EUROS) : 6th EDF AT 31 DECEMBER 2000

>TABLE POSITION>

NALYSIS OF MOVEMENTS DURING THE YEAR

>TABLE POSITION>

SITUATION OF APPROPRIATIONS (EUROS) : 7th EDF AT 31 DECEMBER 2000

ANALYSIS OF MOVEMENTS DURING THE YEAR

>TABLE POSITION>

(3) (5) (9) (6) (8)

(Lomé IV bis Convention. Art. 366.(3))

(Council Decision 1.2000 dated 27/7/2000)

(Commission Decision dated 15/12/2000)

>TABLE POSITION>

SITUATION OF APPROPRIATIONS (EUROS) : 8th EDF AT 31 DECEMBER 2000

>TABLE POSITION>

NALYSIS OF MOVEMENTS DURING THE YEAR

SITUATION OF APPROPRIATIONS (EUROS) : 6th - 7th - 8th EDF AT 31 DECEMBER 2000

INCREASES OR REDUCTIONS IN RESOURCES DURING 2000

>TABLE POSITION>

1. COMPTES CONSOLIDES AU 31.12.2000

EDF CONSOLIDATED ACCOUNTS AT 31.12.2000: P

>TABLE POSITION>

ROGRESS REPORT (EUR'000)

>REFERENCE TO A GRAPHIC>

EDF CONSOLIDATED ACCOUNTS AT 31.12.2000: C

>TABLE POSITION>

LASS OF AID (EUR'000)

>REFERENCE TO A GRAPHIC>

EDF CONSOLIDATED ACCOUNTS AT 31.12.2000: CLASS OF AID (EUR"000)

>REFERENCE TO A GRAPHIC>

EDF CONSOLIDATED ACCOUNTS AT 31.12.2000: CLASS OF AID (EUR"000)

>REFERENCE TO A GRAPHIC>

EDF CONSOLIDATED ACCOUNTS AT 31.12.2000: A

>TABLE POSITION>

NALYSIS BY AID INSTRUMET (EUR'000)

EDF CONSOLIDATED ACCOUNTS AT 31.12.2000: A

>TABLE POSITION>

NALYSIS BY AID INSTRUMENT (EUR'000)

EDF CONSOLIDATED ACCOUNTS AT 31.12.2000: A

>TABLE POSITION>

NALYSIS BY AID INSTRUMENT (EUR'000)

>REFERENCE TO A GRAPHIC>

11. SITUATION BY COUNTRY AND BY INSTRUMENT

11.1. 6th EDF

Notes to the management accounts:

(a) In tables 1 to 8, the figure "0.0" indicates that the corresponding amount is between EUR -4.999 and EUR 4.999. Where no figure is given, the amount is equal to zero.

Countries with a nil balance in all columns are not listed in the tables.

(b) In all tables the heading "All countries ACP" refers to projects which cover a number of countries but are not financed by regional cooperation.

(c) In all tables the heading "Financial and administrative expenses" represents projects financed by EDF interest which have been transferred to a financial instrument (grants, Structural Adjustment Facility) with the exception of one amount of EUR 1 million financed from the "grants" appropriation and used for posting bank charges and exchange rate differences.

(d) In the first column of tables 1 and 2, the allocation for "Regional co-operation" (EUR 911.2 million) corresponds to the Commission's regional co-operation target for ACP states only (EUR 912.2 million) min us the amount transferred during the year to the general reserve according the transitional measures (i.e. EUR 1 million).

11.2. 7th EDF

Notes to the management accounts:

(a) In tables 1 to 8, the figure "0.0" indicates that the corresponding amount is between EUR -4.999 and EUR 4.999. Where no figure is given, the amount is equal to zero.

Countries with a nil balance in all columns are not listed in the tables.

(b) In all tables the heading "All countries ACP" refers to projects which cover a number of countries but are not financed by regional cooperation.

(d) In the first column of tables 1 and 2, the allocation for "Regional Co-operation" (EUR 1,194.3 million) is composed as follows:

Commission's regional co-operation target (ACP states only) 1,125

Target overrun 67,9

Transfers from unallocated resources in order to finance

the programme of assistance to ACP countries for integration

within the WTO

Amount transferred during the year to the general reserve

according the transitional measures 8,5

Total as at 31.12.2000 1,191.3

11.3. 8th EDF

Notes to the management accounts:

(a) In tables 1 to 8, the figure "0.0" indicates that the corresponding amount is between EUR -4.999 and EUR 4.999.

Where no figure is given, the amount is equal to zero.

Countries with a nil balance in all columns are not listed in the tables.

(b) In all tables the heading "All countries ACP" refers to projects which cover a number of countries but are not financed by regional co-operation.

(d) In the first column of tables 1 and 2, the allocation for "Regional Cooperation" (EUR 1,538 million) is is composed as follows:

Commission's regional co-operation target (ACP states only) 1,300

Council decision 3/2000 in order to ensure the continuity

of several activities waiting the entry in force of 9th EDF 306

Amount transferred during the year to the general reserve

according the transitional measures (68)

Total as at 31.12.2000 1,538,0

>TABLE POSITION>

3. AUTRES INFORMATIONS DE GESTION

3. SITUATION DES ENGAGEMENTS "DORMANTS"

Le tableau ci-dessous présente, pour chacune des dotations des sixième,septième et huitième FED, les engagements dont la mise en oeuvre est lente.

Un engament est considéré comme "dormant" ou "lent" si au cours des 18 mois précédant la fin de l'exercice financier:

*Aucun nouveau contrat n'a été conclu;

*Aucun des contrats existants n'a fait l'objet d'une révisison;

*Aucun paiement ou apurement d'avance n'a été effectué pour les contrats ouverts au 31 décembre;

Sont également inclus les engagements non couverts par cette définition mais dont il apparaît que l'éxécution est bloquée ou suspendue.

Les engagements lents ont été classés en trois catégories:

Projets devant rester ouverts, projets à clôturer, et projets dont le statut n'est pas connu.

Les valeurs comptables indiquées relèvent de la définition ci-dessus, et représentent le montant des ressources liées aux engagements lents.

(c'est à dire la somme des montants de financement fixée mais non engagée, plus les montants engagés contractés mais payés).

Pour les projets d'une valeur comptable supérieure à un million d'euros,qui doivent rester ouverts malgré une inactivité apparente ou pour lesquels des preuves attestant leur statut n'ont pu être obtenues, certains commentaires figurent dans les notes ci-dessous.

Les projets classés comme clôturés (47,2 millions d'euros dont 4,2 millions d'euros pour le 6ème FED, 16 millions d'euros pour le 7ème FED et 27 millions d'euros pour le 8ème FED) sont pour l'essentiel achevés.

La procédure administrative de clôture aura lieu dès que possible afin de rendre ces fonds disponibles pour de nouveaux projets.

>TABLE POSITION>

Les engagements doivent rester ouverts pour les projets ci-après et la mise en oeuvre est lente pour les raisons suivantes

Projets suspendus en raison de la situation politique des pays concernés.

(EN MILLIONS D'EUROS)

>TABLE POSITION>

Projets décidés pour la plupart au cours du premier semestre 1999 pour lesquels les marchés n'ont pu à ce jour être attribués. Il s'agit notemment des cas où la procédure d'appel d'offre a dû être annulée pour tenir compte des règles de bonne gestion financière( offres reçues non conformes, vices de procédure au niveau des administrations bénéficiares).

>TABLE POSITION>

Projets en cours d'éxécution pour lequel des modalités financières ne prévoyaient pas un paiement au cours de la période de référence ou projet BEI pour lequel le contrat n'a pas encore été signé.

(EN MILLIONS D'EUROS)

>TABLE POSITION>

Projets pour lesquels des litiges sont en cours avec les fournisseurs ou contractants, ce qui, compte tenu de l'application des règles de bonne gestion financière, ne permet pas à ce stade de procéder à un paiement ou une clôture.

>TABLE POSITION>

Projets techniquement achevés pour lesquels des avances financières ont été octroyées, mais demeurent soit non justifiées, soit à rembourser. Malgré les mesures de régularisation entreprises, notamment au niveau de l'ordonnateur national des pays ACP concernés, la justification ou le remboursement n'est pas encore intervenu au 31/12/2000.

(EN MILLIONS D'EUROS)

>TABLE POSITION>

3.2 Unfinalized paying agents' cashflows

Revenue and expenditure on paying agents' accounts still to be entered in the authorizing officer's accounts at the end of 2000 (shown by beneficiary country).

At the date of publication of the financial statements, the vast majority of the revenues and expenditures in question have been recorded in the accounts of the projects concerned.

(EUR '000)

>TABLE POSITION>

(1) Mainly items booked by local paying agents, about which the Commission had not been informed at the date of the annual closing of the accounts.

3.3 ADVANCES FOR STUDY AWARDS AND TECHNICAL ASSISTANCE CONTRACTS AT 31.12.2000

Advances are paid to Commission delegations and agencies in Member States administering study awards and technical assistance contracts on behalf of the Commission. These advances are cleared regularly, when expense reports are received, and replenished based on the volume of study awards and technical assistance contracts handled.

The amount of outstanding advances at the end of 2000 and 1999 respectively is shown below.

>TABLE POSITION>

3.4. ADVANCES ON CONTRACTS AS AT 31.12.2000

Many contracts provide for payments of advances before the commencement of works, deliveries of supplies or the provision of services. Sometimes the payment schedules of contracts foresee payments on account on the basis of progress reports. In accordance with the Financial Regulation both payments on account and advances are treated as expenditure on projects in the annual accounts of the EDF.

Advances, which normally are paid in the currency of the country or territory, where the project is executed, are however kept separate in the accounts to allow them to be cleared. The table below summarizes outstanding advances at the end of the year. Conversion into EUR is made using the official exchange rate at December 31, 2000.

>TABLE POSITION>

Note: Under structural adjustment programmes some payments are considered advances until confirmation of the proper use of the funds by the recipient state is received. Those payments are not included above, since they do not represent advances in the same sense as the above summarized advances on contracts.

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52001DC0233